磐田市の電子契約｜紙との費用・手間を比較

対象はすべての契約ではない

磐田市の電子契約は、2026年1月1日以降に入札公告等を行う案件が対象です。市の2026年7月14日更新の案内を、9月21日に確認しました。契約検査課が執行する建設工事と建設工事関連業務委託のうち、一定の金額を超え、相手方が電子契約を希望する場合に使えます。

大石浩之（磐田市／不動産業）です。小さな事業者にとって、書類を整えて国府台の西庁舎へ届ける時間も仕事の原価です。私は、契約を受ける側の支出と作業を減らす仕組みとして電子契約を評価します。ただ、名前だけで「全部オンライン」と思い込むと、残る提出物を見落とします。

対象の金額は、建設工事が予定価格200万円超、建設工事関連業務委託が予定価格100万円超です。「超」なので、ちょうど200万円、ちょうど100万円を含む説明ではありません。また、見るのは予定価格です。手元の契約金額だけで対象かどうかを決めず、該当する入札公告等を確かめる必要があります。

市公式ページは、変更契約を対象外と明記しています。最初の契約を電子にしても、途中の変更まで同じ方法で進むとは限りません。ここは、便利さと同じ大きさで伝えておきたい条件です。契約方法を選ぶ前に、最初の締結と変更時の扱いを分けて考えます。

紙と電子の違いを、支出と作業に分ける

磐田市の案内では、電子契約の利用料、収入印紙、契約書の郵送代は不要です。特別なシステムのインストールも不要で、インターネット環境と電子メールアドレスがあれば利用できます。サービス提供事業者はGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社です。

紙の契約書すべてに同じ額の印紙が必要だとは、この記事では扱いません。文書ごとの判断があるためです。電子で削減できる金額を計算する場合は、自社の案件で実際に必要になる印紙、郵送、印刷等の費用を置きます。契約額の例を勝手に当てはめて、全社に共通する節約額にはしません。

私なら、現金の支出とは別に、印刷、綴じ込み、送付準備、移動の時間を書き出します。所要時間は会社の所在地や担当者の動き方で変わります。市の発表だけから「一件何時間減る」とは言えません。それでも、担当者が机を離れる回数を減らせるかは、小さな会社が方法を選ぶ材料になります。

良い点は、経費を減らしながら紙も残すこと

磐田市の電子契約には、事業者側の費用削減、契約書の作成・搬送作業の軽減、紙との選択ができるという良さがあります。電子契約の運用開始後も、契約相手方の希望により紙で締結できます。電子を選ばないことが、案内上ただちに契約できない理由になるわけではありません。

私は、この選択の余地を評価します。担当者一人で現場と事務を兼ねている会社なら、初回の操作を調べる時間も必要です。慣れた紙を残したまま、準備できた案件から電子に移れる。費用を下げる仕組みと、受け手の準備を待つ仕組みが一緒にあることに意味があります。

市役所内の作業を減らす話は、以前の市役所の裏方仕事を軽くする取り組みでも考えました。今回は、市の外にいる受注者にも効果が届く話です。私は、行政側の処理時間だけでなく、相手方が書類を作る時間まで減る改善を歓迎します。

注文は、変更時の扱いと「残る持参」を目立たせること

磐田市の『電子契約での契約締結の流れについて』には、電子契約でも別途持参する工事書類の案内があります。契約保証書、建退共掛金収納書、主任技術者通知は、契約締結日までに契約検査課へ持参する記載です。建退共掛金収納書はA4用紙に貼り付けて提出する案内もあります。

私は、ここを最初の比較表にも出してほしいと思います。「契約書を届けなくてよい」と「役所へ行く用事がなくなる」は別です。電子化の効果はありますが、工事全体の提出物が消えるわけではありません。必要な持参を一回にまとめられるかまで見えれば、事業者は予定を立てやすくなります。

変更契約が対象外である理由や、今後の対象拡大の時期は、今回確認した案内からはわかりません。私は、急いで対象を広げればよいのか、変更時の確認を丁寧に残すべきなのか、そこは判断しきれません。ただ、最初は電子、変更時は別の扱いになる境界を、担当者が見落とさない表示にすることは望みます。

操作案内がないわけではありません。市のページには契約の流れ、事業者向け説明会資料、説明動画が掲載されています。そのうえで一事業者としては、初回の準備、送信する書類、持参する書類、変更時の問い合わせ先を一枚で見渡せる案内があると助かります。既存資料を否定する話ではなく、忙しい日に探す順番への注文です。

デジタル化で取り残される人をどう支えるかという問題は、会社の事務担当にも当てはまります。電子に替えただけで仕事は終わらない。確認する人と保存する場所まで決めて、初めて手間が減る。私はそう考えます。画面の承認を、内容を読む判断の代わりにしてはいけません。

落札翌日午前中までの提出を先に予定へ入れる

市の契約手順PDFは、落札決定後に電子契約の有無を速やかに連絡するよう案内しています。工事では契約保証方法も連絡します。電子契約の場合の書類は、落札決定日から翌日の午前中までに、契約検査課へメールで提出する流れです。休日を挟む場合など個別の日程は担当課へ確かめてください。

提出書類は、電子契約用メールアドレス届出書、押印不要の仲裁合意書、該当する場合の建設リサイクル法に関する書類です。すべてPDFに変換し、一つに束ねず送信する案内になっています。メールアドレス届出書は初回に提出し、2回目以降は変更がある場合のみ提出する扱いです。

契約締結日までに、内容確認と電子署名の付与依頼がメールで届きます。リンクから契約内容を確認し、事業者側が承認すると、市への承認通知、電子署名の付与を経て締結されます。市が示す流れを読んだうえで、受信する人、内容を確認する人、不在時に連絡を受ける人を社内で決めておくのが私の提案です。

今日できる確認は、入札公告等と提出書類の一覧を一緒に開くことです。該当案件か、メール提出するものは何か、持参が残るものは何かを分けてメモします。担当は国府台3-1、西庁舎1階の契約検査課。公式掲載の電話番号は0538-37-4802、受付時間は8時30分～17時15分です。

申請そのものより準備の順番が効く点は、今之浦公園キッチンカー出店の申請と準備にも通じます。手続きの種類は違いますが、期限直前に設備や書類の不足を知るより、先に一覧を作る方が仕事を止めずに済むと私は考えます。

最後に一言。減らすのは紙だけではない

電子契約の価値は、契約する相手が支出と段取りを減らせることにあります。私は電子化に前向きです。だからこそ、入口だけ便利にして、変更時や別書類の扱いを受注者が探し回る形にはしてほしくありません。市の案内と自社の確認役をそろえ、紙か電子かを案件ごとに選ぶ。磐田で商売をする側からは、その使いやすさを望みます。

よくある質問

磐田市の電子契約を選ぶ前に、対象、費用、紙を選べるかの3点を確認します。

磐田市との契約なら、すべて電子にできますか？

すべてではありません。契約検査課が執行する予定価格200万円超の建設工事、100万円超の建設工事関連業務委託で、相手方が希望する案件が対象です。2026年1月1日以降の入札公告等が対象となり、変更契約は対象外です。自社の案件の扱いは、公告等と契約検査課で確かめてください。

電子契約の利用料や印紙代はかかりますか？

市の案内では、電子契約サービスの利用料、収入印紙、契約書の郵送代は不要です。特別なシステムのインストールも不要です。ただしネット環境とメールアドレスは必要で、工事の保証書等には持参の案内が残ります。契約に伴うすべての支出や移動がなくなるという意味ではありません。

電子契約に不慣れなので、紙を選べますか？

磐田市は、電子契約の運用開始後も相手方の希望で紙による締結が可能と案内しています。電子を選ぶなら、市公式ページの契約手順と説明資料を確認し、受信先や承認する担当を準備してください。初回の操作や変更契約の扱いで迷う場合は、契約検査課へ確認してから方法を決められます。

大石浩之（磐田市／不動産業・宅地建物取引士）

磐田市で小さな不動産業を営み、実家じまい・空き家・相続・介護に絡む相談を受けています。家計と段取りから考えます。プロフィール